Heredar un proyecto no es fácil, implica mucho trabajo antes de que realmente podamos empezar a trabajar en el, y sobre todo antes de que hagamos ningún cambio. Lo primero que tendríamos que hacer es leer toda la documentación que se tenga respecto al proyecto para tratar de entender claramente la visión, la misión y los objetivos del proyecto. Adicionalmente debemos de asegurarnos que el equipo del proyecto tiene conocimiento de estos objetivos, por lo que reunirnos con ellos para que nos expliquen un poco sobre el proyecto no es una mala idea. Con esto entenderemos la parte del alcance que es básico para el desarrollo del proyecto; sin embargo es muy importante que entendamos con la misma profundidad cada una de las áreas del proyecto, por lo que la lectura de la documentación completa nos dará de inicio una visión más completa.
La parte más delicada desde mi punto de vista es la revisión de todos y cada uno de los comunicados y todo lo relacionado con el manejo de la información, adicionalmente la revisión de la matriz de riesgos nos dirá donde estamos parados y que debemos de revisar a fondo dentro del proyecto y en lo que empezamos a involucrarnos en el mismo. Uno de los puntos primordiales y que pueden llegar a ser conflictivos es la revisión de los costos del proyecto.
Al revisar los costos, podemos encontrarnos con que no lo habríamos hecho mejor nosotros mismos, o con un verdadero problema de planeación de costos, ya que son completamente inalcanzables.
Y es en estos casos que necesitamos ser más estrictos en los pasos a seguir para que la administración pueda planear los costos y los tiempos así como los recursos que estarán disponibles. El primer paso es, como comenté anteriormente, entender claramente porque la empresa esta invirtiendo en ese proyecto. El segundo paso es hablar con el administrador de proyecto anterior o si esto no es posible con los miembros del equipo involucrados en el estimado de costos e investiga si tenían la información completa, si eran inexpertos en el tema, si algunos supuestos fueron incorrectos, o si la administración redujo el tiempo o los costos independientemente de la recomendación del equipo.
Una vez que tengas la información completa se deben calcular los costos de una manera más realista y estos deben ser demostrables. Prepara gráficos comparativos, pero sobre todo explica claramente desde el punto de vista del negocio porque las cifras deben ajustarse a la realidad actual. Siempre considera en la explicación el motivo oculto para que los costos fueran erróneos y explica claramente cual sería el impacto en proyecto de permanecer de esa manera.
Presenta tus nuevos cálculos antes que nada a los miembros del equipo de trabajo, obtén sus puntos de vista y agrégalos a tu presentación antes de efectuarla a los clientes y el patrocinador. Por ultimo efectúa tu presentación a los clientes de una manera abierta y positiva, permite que exista retroalimentación y deja que ellos decidan entre diferentes escenarios creados cual es el que mejor se ajusta a las necesidades colectivas del proyecto.
Recuerda que los administradores de proyectos son juzgados en base a sus habilidades para terminar según lo planeado. La única forma de que lo logres es con objetivos y metas que sean alcanzables y el apoyo de los clientes y el patrocinador.
