Lo que más me angustia cuando me asignan un nuevo proyecto, no es el alcance, ni la fecha de entrega ni tampoco los costos apretados con los que tendré que cumplir. En ese momento lo que más me angustia es si el nuevo proyecto que me están encargando es realmente un proyecto. Y es que en estos año me he enfrentado desde a proyectos que son verdaderamente apasionantes, hasta proyectos muy pequeños que cualquiera podría hacer, pero los peores casos son cuando en la empresa en que se trabaja no entienden claramente que es esto de los proyectos y te encargan más bien todos aquellos pequeños trabajitos que salen y los demás no quieren, no pueden o no saben como hacer.Fue entonces que me di cuenta que la única forma que ni mi equipo, ni yo perdiéramos el tiempo, tendríamos que tomar todas aquellas solicitudes de proyectos y definir cuales si eran proyectos y cuales no y solo aceptar aquellas que si eran proyectos para que se les asignara un líder para gestionarlo.
Teníamos entonces que definir claramente que es un proyecto y que no. La definición de un proyecto es la siguiente: "un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único". Decimos que es temporal porque cuenta con un inicio y un fin y temporal porque sus características y funciones son diferentes. El proyecto —se termina cuando se cubren los objetivos establecidos o cuando se define que no es viable y se sabe que es exitoso cuando se cumplen las expectativas de los clientes.
En este sentido, la definición de éxito de un proyecto ha ido cambiando a lo largo de los años. Por los años 60's y hasta mediados de los años 80's se decía que un proyecto era exitoso con base a su capacidad técnica, esto es que con que el proyecto funcione como se esperaba era suficiente, la calidad no era primordial, no daban importancia al tiempo para desarrollarlo, ni tampoco al presupuesto ya que se asumía que se iba a usar por mucho más tiempo que aquel que les tomo desarrollarlos. Recordemos también que en esa época el liderazgo era autoritario y los conocimientos técnicos tenían la última palabra.
Desde mediados de los años 80's y hasta los primeros tres años de los 90's el éxito del proyecto lo indicaba el tiempo, el costo y el desempeño, la calidad técnica. Es en esta época en que el entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto se volvió indispensable. El liderazgo de esta época era más participativo con un manejo de equipos más efectivo.
Sin embargo a partir de mediados de los años 90's se empezó a pensar con una filosofía más enfocada al cliente, es por ello que la definición de éxito vuelve a cambiar, y entonces el éxito de un proyecto incluye el tenerlo a tiempo, dentro del costo, con el desempeño propuesto, y una variable adicional sumamente importante: la satisfacción del cliente. El estilo de liderazgo también cambia, tornándose un liderazgo situacional, representado por un líder negociador, que trabaja en equipo, que maneja el riesgo y es integrador.
Entonces, ¿que es un proyecto? Un proyecto no es la operación diaria, no un proyecto no es un flujo repetitivo de pasos o procesos, un proyecto no tiene una instrucción de trabajo definido de antemano. Un proyecto es único, no se repite, es temporal, cuando terminamos con el proyecto podríamos entregarlo a la operación diaria y deja de ser entonces un proyecto para transformarse en el producto, bien o servicio que formara parte de la operación.
Para que todos lo entendamos mejor, si estuviéramos trabajando en una nueva película mexicana, filmar la película es un proyecto, desarrollar la campaña promosional es un proyecto, organizar la premier de la película es un proyecto pero distribuir la película a los diferentes cines no es un proyecto, ya que esta actividad la haríamos igual para esta película y muchas más.
Después de hacer un análisis de los proyectos que nos asignaban, nos dimos cuenta que muchos no eran proyectos, sino operaciones diarias, más aun, nos dimos cuenta que a algunos proyectos les seguíamos dando seguimiento, aun después de terminados y entregados a la operación. Bueno, pero eso es otra historia que les contare después.
